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町内会・自治会の回覧・注意喚起 LINE 文例集
— コピーしてそのまま送れます

回覧と注意喚起の配信は「件名で用件を言い切る・呼びかけは公的機関の言い方をそのまま借りる・連絡先を最後に置く」。

HOW TO USE

この文例集の使い方

  • コピーボタンでそのまま LINE に貼り付けられます。◯◯ の部分は、地域や団体の名称・日付・連絡先など、あてはまる内容に差し替えてください。
  • 文例は「慶弔のご連絡」「津波」「地域の注意喚起」の 3 つに分かれています。津波と注意喚起の本文は、気象庁・自治体・警察・省庁が公開している呼びかけの言い方に沿って書いています。
  • カイランマルの配信画面に貼り付ければ、そのまま送れます。LINE 公式アカウントの一斉配信や、グループ LINE でも同じ文面でお使いいただけます。
  • 同じできごとの続きを知らせる文例には【続報】【解除】のラベルを付け、第一報のすぐ下に並べています。時間の経過に沿ってお使いください。慶弔の「訃報の第一報 → ご葬儀のご案内」も、同じ形です。

KEICHO

慶弔のご連絡(文例 3 本)

慶弔のご連絡は、伝わらなかったこと自体があとあとのわだかまりになります。「知らなかった」を作らないための配信です。

  • 知らせるべき人にだけ — 訃報の第一報は、まず役員・関係者へ。会員の皆さまへの回覧は、ご家族のご意向をうかがってからにします
  • 伝わり方の違い — 電話は 1 人ずつかけることになり、紙の回覧や FAX は届いたかどうかが分かりません。LINE の一斉配信は、同じ内容が同時に出ます
  • 届いたかが分かる — ご返信をお願いしておくと、伝わった方とそうでない方が事務局で分かります

日時・場所・喪主・連絡先を伝えるための型です。様式や宗派には触れていません。地域のならわしに合わせて整えてお使いください。

訃報の第一報(役員・関係者へ)

約180字・スマホ1画面

【訃報】◯◯町内会 ◯◯班の ◯◯様がご逝去されたとの連絡がございました。 ご葬儀の日程は、決まり次第あらためてお知らせします。 この連絡は、まず役員・関係者の皆さまにお伝えしています。 会員の皆さまへの回覧は、ご家族のご意向をうかがってから行います。 それまでは、内容の共有をお控えください。 このメッセージをご覧になりましたら、ご返信をお願いします。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「日程が決まる前に、役員・関係者にだけ先にお伝えする」場面です。慶弔のご連絡は、伝わらなかったこと自体があとで問題になります。だからこそ第一報は早く出し、同時に「まだ広げない」ことを本文で明示します。「ご家族のご意向をうかがってから行います」の一文が、受け取った役員が良かれと思って各班へ転送してしまう事故を止めます。日程を書けない段階では、書けないことをそのまま書くほうが、あとから訂正の配信を出さずに済みます。カイランマルでは、班・地区・委員会など、配信先を分けて送れます。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯◯班故人が属していた班・地区
  • ◯◯様故人のお名前
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

お通夜・ご葬儀のご案内

約140字・スマホ1画面

【ご葬儀のご案内】◯◯町内会 ◯◯班 ◯◯様のご葬儀につきまして、ご家族のご意向を確認のうえ、お知らせいたします。 お通夜 ◯月◯日(◯)◯時〜 告別式 ◯月◯日(◯)◯時〜 会場  ◯◯会館(◯◯町◯丁目) 喪主  ◯◯様 ご不明な点は、下記へお問い合わせください。 ◯◯町内会 ◯◯(◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯)

なぜこう書くか使いどころは「ご家族のご意向を確認したうえで、会員の皆さまへ回覧する」場面です。日時・場所・喪主・連絡先の 4 つを縦に並べ、文章にしません。スマホで見たときに目が拾うのはこの並びで、読み下す文章にすると日付を取り違える方が出ます。冒頭に「ご家族のご意向を確認のうえ」と置くのは、受け取った方が「出してよい情報なのか」と迷わないためです。ならわしや取り決めは地域ごとに違うので、この文例では触れず、最後の問い合わせ先へ集める形にしています。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯◯班故人が属していた班・地区
  • ◯◯様故人のお名前(1 か所目)
  • ◯月◯日(◯)◯時〜お通夜・告別式の日時
  • ◯◯会館(◯◯町◯丁目)会場の名称と所在地
  • 喪主 ◯◯様喪主のお名前
  • ◯◯(◯◯-◯◯◯◯-◯◯◯◯)問い合わせ担当者と電話番号

慶事のお知らせ

約135字・スマホ1画面

【お祝いのお知らせ】◯◯町内会 ◯◯班の ◯◯様が ◯◯の慶事を迎えられました。 心よりお祝い申し上げます。 このお知らせは、ご本人の了承をいただいたうえでお送りしています。 お祝いのお言葉は、この配信へのご返信でお寄せください。 ◯◯様にまとめてお伝えします。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「ご本人の了承を得たうえで、皆さまにお知らせする」場面です。慶事は弔事以上に、本人がどこまで知らせてよいと思っているかが分かれます。「ご本人の了承をいただいたうえで」を本文に置くと、その確認を取るところまでが手順になり、事務局の運用として残ります。最後の 2 行は、お祝いの言葉が個別にご本人へ届いて負担になることを避け、事務局が受けてまとめてお伝えする形にするためのものです。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯◯班ご本人が属している班・地区
  • ◯◯様ご本人のお名前
  • ◯◯の慶事ご結婚・ご出産・叙勲・表彰・ご長寿など、お祝いの内容
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

TSUNAMI

津波(文例 3 本)

津波は、気象庁の発表と自治体の避難情報が正です。この文例は、それを町内会の名前で会員に届けるためのものです。
  • 大津波警報(予想される津波の高さが高いところで3mを超える場合)— 木造家屋が全壊・流失し、人は津波による流れに巻き込まれる。沿岸部や川沿いにいる人は、ただちに高台や避難ビルなど安全な場所へ避難すること。
  • 津波警報(予想される津波の高さが高いところで1mを超え、3m以下の場合)— 標高の低いところでは津波が襲い、浸水被害が発生します。人は津波による流れに巻き込まれる。沿岸部や川沿いにいる人は、ただちに高台や避難ビルなど安全な場所へ避難すること。
  • 津波注意報(予想される津波の高さが高いところで0.2m以上、1m以下の場合であって、津波による災害のおそれがある場合)— 海の中では人は速い流れに巻き込まれ、また、養殖いかだが流失し小型船舶が転覆する。海の中にいる人はただちに海から上がって、海岸から離れること。

巨大地震では、最初の発表で予想される高さが「巨大」「高い」という言葉で発表されます。「巨大」を見聞きしたら、ただちにより高い場所に避難しましょう。

津波警報が発表されました(第一報)

約175字・スマホ1画面

【津波警報】ただちに避難してください/◯◯町内会 沿岸部や川沿いにいる人はただちに高台や避難ビルなど安全な場所へ避難してください。 津波は繰り返し襲ってきます。 警報が解除されるまで安全な場所から離れないでください。 ◯月◯日(◯)◯時◯分、◯◯沿岸に津波警報が発表されました。 避難の情報は、気象庁の発表と ◯◯市の避難情報をご確認ください。 ◯◯町内会 防災担当 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「警報が出た、その瞬間」です。この文例だけ、名乗りより先に行動を書いています。件名の先頭に指示を置くのは、LINE の通知欄に出るのが冒頭だけで、読む前に動いてほしいからです。発生した日時と場所は、行動の 2 かたまりのあとに置きました。ふだんの回覧なら先に書く情報ですが、ここでは順番を入れ替えています。呼びかけは気象庁の文をそのまま使っています。町内会が言い換えると、そのぶん弱くなるか、別のことを言ってしまうためです。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)◯時◯分警報が発表された日時
  • ◯◯沿岸警報が発表された沿岸(気象庁の発表の表記のまま)
  • ◯◯市お住まいの自治体の名称
  • 防災担当 ◯◯防災担当者の氏名

【続報】津波警報が続いています

約230字・スマホ1画面

【続報:津波警報】避難を続けてください/◯◯町内会 現在も引き続き津波が観測されており、津波による被害のおそれがあります。 沿岸部や川沿いにいる人はただちに高台や避難ビルなど安全な場所へ避難してください。 既に避難をしている人は、避難を続けてください。 津波は繰り返し襲ってきます。第1波より後に来る波が大きいこともあります。 警報が解除されるまで安全な場所から離れないでください。 ◯月◯日(◯)◯時◯分現在、◯◯沿岸の津波警報は続いています。 ◯◯町内会 防災担当 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「最初の波のあと、まだ警報が続いている時間帯」です。この配信で止めたいのは、一度目の波を見て戻ってしまうことです。だから気象庁が繰り返し出している「第1波より後に来る波が大きいこともあります」を本文に置き、避難を続けてくださいという呼びかけを件名にも入れます。すでに避難した方への 1 行を分けて書くのは、避難していない方への呼びかけだけだと、避難した方が自分あてではないと読んでしまうからです。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)◯時◯分現在続報を出す日時
  • ◯◯沿岸警報が発表されている沿岸(気象庁の発表の表記のまま)
  • 防災担当 ◯◯防災担当者の氏名

【解除】津波警報が解除されました

約220字・スマホ1画面

【解除:津波警報】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)◯時◯分、気象庁から ◯◯沿岸の津波警報を解除した旨の発表がありました。 津波注意報は続いています。 津波注意報が解除されるまで海に入ったり海岸に近付いたりしないようにしてください。 津波注意報が発表されていた沿岸では、引き続き津波が観測されておりますので、海に入っての作業や海水浴、磯釣り等を行う際には十分な留意が必要です。 ご自宅へ戻る判断は、◯◯市が出す情報をご確認ください。 ◯◯町内会 防災担当 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「警報が解除され、注意報に切り替わったとき」です。津波の解除は、終わりではなく段階の変化です。警報が解除されても、海のそばはまだ危ないままで、そこで作業や釣りをする方が出ます。だから気象庁が解除の発表と同じ資料の中で出している 2 つの呼びかけを、削らずにそのまま置きます。解除したのは気象庁で、町内会ではありません。戻ってよいかの判断は自治体に預け、町内会はその案内を運ぶ役に徹します。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)◯時◯分解除が発表された日時
  • ◯◯沿岸解除された沿岸(気象庁の発表の表記のまま)
  • ◯◯市お住まいの自治体の名称
  • 防災担当 ◯◯防災担当者の氏名
津波の文例は、発災のときに逃げていただくためのものです。地震や津波のあとに皆さまのご無事を確かめる配信は、『町内会の緊急連絡・安否確認 LINE 文例集』にまとめています。

NOTICE

地域の注意喚起(文例 24 本)

注意喚起の本文は、自治体・警察・省庁が公開している呼びかけの言い方に沿って書いています。町内会が独自の基準を足さず、公的機関の言い方をそのまま借りるのは、従った方を守るためです。多くは「どこへ知らせるか」の連絡先を最後に置きます。

クマの目撃情報

約205字・スマホ1画面

【クマの目撃情報】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)◯時ごろ、◯◯付近でクマの目撃情報がありました。 ・出会ったら刺激せず、ゆっくり後ずさりして離れてください ・走って逃げることは危険です ・早朝や夕方は出没しやすい時間帯です。深夜の不要な外出も控えましょう ・収穫されなかった果樹や残飯は、屋外に放置しないでください 人身被害のおそれがある場合は 110 番へ。 そのほかのご連絡は ◯◯市 林務課(◯◯-◯◯◯◯)へ。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「目撃情報が入った直後に、地区へ広く知らせる」場面です。行動の指示を 2 つ(刺激しない・走らない)に絞って先頭へ置き、そのあとに予防(時間帯・餌になるもの)を並べます。出会った瞬間に思い出せるのは先頭の 2 行だけだからです。距離や範囲の独自の目安は書きません。人身被害のおそれと、それ以外の連絡先を分けて書くのは、迷って通報が遅れるのを防ぐためです。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)◯時ごろ目撃された日時
  • ◯◯付近目撃された場所
  • ◯◯市 林務課(◯◯-◯◯◯◯)お住まいの自治体の担当課と電話番号
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

【続報】クマの目撃情報 — 警報の継続

約210字・スマホ1画面

【続報:クマの目撃情報】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)現在、◯◯地区では依然、目撃等件数が高い水準にあります。 ◯◯県から、クマ出没警報の発令を継続する旨の発表がありました。 引き続き人身被害防止のための一層の警戒をお願いいたします。 ・出会ったら刺激せず、ゆっくり後ずさりして離れてください ・走って逃げることは危険です 人身被害のおそれがある場合は 110 番へ。 そのほかのご連絡は ◯◯市 林務課(◯◯-◯◯◯◯)へ。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「第一報から日が経っても目撃が続いているとき」です。続報でいちばん伝わらないのは「まだ終わっていない」という一点なので、件名の直後に県の発表をそのまま置きます。行動の 2 行は第一報と同じ文をもう一度出します。続報だから短くしよう、と行動を削ると、第一報を読んでいない方に何も残りません。目撃の件数や範囲の独自の目安は書きません。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)続報を出す日
  • ◯◯地区目撃が続いている地区
  • ◯◯県警報を発令している都道府県
  • ◯◯市 林務課(◯◯-◯◯◯◯)お住まいの自治体の担当課と電話番号
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

【解除】クマの目撃情報 — 捕獲と注意報の解除

約230字・スマホ1画面

【解除:クマの目撃情報】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)、◯◯市から ◯◯地区で 1 頭捕獲した旨の発表がありました。 あわせて ◯◯県から、◯月◯日をもってクマ出没注意報を解除する旨の発表がありました。 解除後も、引き続き、朝夕の行動は避ける・クマ鈴やラジオを鳴らす・多人数で行動する・生ゴミは持ち帰るなど、クマと遭遇しにくい対策を講じてくださいますようお願いします。 人身被害のおそれがある場合は 110 番へ。 そのほかのご連絡は ◯◯市 林務課(◯◯-◯◯◯◯)へ。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「捕獲や注意報の解除が発表された日」です。解除を伝える配信でいちばん危ないのは、読んだ方が警戒を全部おろしてしまうことです。だから県の解除の発表と、県が解除と同時に出している「解除後も」の呼びかけを、同じ配信の中に並べて置きます。捕獲も解除も、町内会が判断したことではなく、市と県が発表したことです。主語をそのまま書くのは、あとで状況が変わったときに、町内会が「大丈夫だと言った」ことにならないためです。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)捕獲・解除が発表された日
  • ◯◯市捕獲を発表した自治体
  • ◯◯地区捕獲された場所
  • ◯◯県注意報を解除した都道府県
  • ◯◯市 林務課(◯◯-◯◯◯◯)お住まいの自治体の担当課と電話番号
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

土砂災害の前兆

約235字・スマホ1画面

【土砂災害の前兆にご注意ください】◯◯町内会 大雨が続いています。次のような前兆現象に気づいた場合、周囲の方にも知らせ、直ちに安全な場所へ避難してください。 ・山鳴りや、立木が裂ける音、石がぶつかりあう音が聞こえる ・川の水が濁り、流木が混ざり始める ・地面に段差や亀裂が発生する。地面が陥没する ・がけにひび割れができる。小石がパラパラと落ちてくる 避難の判断は、◯◯市が出す避難情報に従ってください。 前兆に気づいたときは ◯◯市 防災担当課(◯◯-◯◯◯◯)へ。 ◯◯町内会 防災担当 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「大雨のさなかに、地区の中で現地の様子を分け合う」場面です。この配信は起きたことを知らせるのではなく、これから起きるかもしれない気配を持ち寄るためのものです。前兆の 4 行は、住民が自分の目と耳で確かめられるものだけを並べています。判断そのものは町内会が引き受けず、自治体が出す避難情報に預けます。地区の目は、そこへ届ける材料を増やすために使います。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯◯市お住まいの自治体の名称
  • ◯◯市 防災担当課(◯◯-◯◯◯◯)自治体の防災担当課と電話番号
  • 防災担当 ◯◯防災担当者の氏名

【続報】土砂災害の前兆 — 特別警報から警報への切り替え

約295字・スマホ1画面

【続報:土砂災害の前兆】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)◯時、気象庁から、◯◯県では、まもなく、大雨特別警報は警報に切り替えとなる見込みである旨の発表がありました。 これまでの大雨により、地盤の緩んでいるところがありますので、土砂災害、河川の増水や氾濫について引き続き厳重に警戒してください。 ・山鳴りや、立木が裂ける音、石がぶつかりあう音が聞こえる ・地面に段差や亀裂が発生する。地面が陥没する 前兆現象に気づいた場合、周囲の方にも知らせ、直ちに安全な場所へ避難してください。 避難の判断は、◯◯市が出す避難情報に従ってください。 前兆に気づいたときは ◯◯市 防災担当課(◯◯-◯◯◯◯)へ。 ◯◯町内会 防災担当 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「雨のピークが過ぎ、特別警報が警報に切り替わるとき」です。段階が下がった知らせは、それだけを配ると「終わった」と読まれます。だから気象庁が切り替えと同じ場面で出している「地盤の緩んでいるところがありますので」を、切り替えの一文のすぐ下に置きます。前兆は第一報の 4 つから、雨がやんだあとでも起こる 2 つに絞りました。最後の避難の指示は第一報と同じ文をそのまま残しています。ここは短くするときに真っ先に落ちる場所で、落ちると「知らせる」で終わる配信になります。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)◯時発表があった日時
  • ◯◯県切り替えの対象となる都道府県
  • ◯◯市お住まいの自治体の名称
  • ◯◯市 防災担当課(◯◯-◯◯◯◯)自治体の防災担当課と電話番号
  • 防災担当 ◯◯防災担当者の氏名

道路冠水・通行止め

約245字・スマホ1画面

【道路冠水・通行止めのお知らせ】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)◯時現在、◯◯付近が冠水し、通行止めとなっています。 ・冠水が確認されたら、無理な通過は行わずに、安全な道路への迂回をお願いします ・通行の際は、周囲の車両などに十分ご注意ください ・河川の放流後は、水位が急激に上昇するおそれがあります。河川に近づくと危険です 避難や通行の判断は、◯◯市が出す情報に従ってください。 お気づきの点は、この配信へのご返信でお知らせください。 道路の被害は ◯◯市 土木管理課(◯◯-◯◯◯◯)へ。 ◯◯町内会 防災担当 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「大雨のあいだ、通れない場所を地区の中で共有する」場面です。冠水した道は、通ろうとした人が一番に気づきます。だから「知らせてください」を返信で受ける形にして、次の人が同じ場所へ向かうのを止めます。深さの目安は自治体ごとに運用が違うため、この文例には書いていません。判断は自治体の情報に預け、町内会は現地の様子を運ぶ役に徹します。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)◯時現在状況を確認した日時
  • ◯◯付近冠水・通行止めの場所
  • ◯◯市 土木管理課(◯◯-◯◯◯◯)自治体の道路担当課と電話番号
  • 防災担当 ◯◯防災担当者の氏名

【解除】道路冠水・通行止めの解除

約265字・スマホ1画面

【解除:道路冠水・通行止め】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)◯時、◯◯市から、安全に通行できることが確認できたので ◯◯付近の通行止めを解除する旨の発表がありました。 これまでの大雨により、地盤の緩んでいるところがありますので、土砂災害、河川の増水や氾濫について引き続き厳重に警戒してください。 ・河川の放流後は、水位が急激に上昇するおそれがあります。河川に近づくと危険です ・通行の際は、周囲の車両などに十分ご注意ください お気づきの点は、この配信へのご返信でお知らせください。 道路の被害は ◯◯市 土木管理課(◯◯-◯◯◯◯)へ。 ◯◯町内会 防災担当 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「通行止めが解除された日」です。通れるようになった、という知らせは待たれているぶん、それだけで配信を終えたくなります。けれど道が通れることと、山や川が落ち着いたことは別です。だから解除の一文の次に、気象庁が大雨のあとに出している警戒の呼びかけをそのまま置きます。判断したのは市で、町内会ではありません。「安全に通行できることが確認できた」も市の発表の言い方をそのまま借りています。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)◯時解除が発表された日時
  • ◯◯市通行止めを解除した自治体
  • ◯◯付近解除された場所
  • ◯◯市 土木管理課(◯◯-◯◯◯◯)自治体の道路担当課と電話番号
  • 防災担当 ◯◯防災担当者の氏名

不審者・不審車両

約225字・スマホ1画面

【不審者情報】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)◯時ごろ、◯◯付近で不審な人物の目撃情報がありました。 ・お子さまと「いかのおすし」(ついていかない/車にのらない/おおごえをだす/すぐにげる/おとなの人にしらせる)を確かめてください ・直接の声かけなどは無理をせず、注意して様子を見ましょう ・服装や車のナンバーなど、特徴をメモしておくことも大切です 些細なことでも、警察への通報と、学校へのご連絡をお願いします。 急を要するときは 110 番へ。 ◯◯町内会 防犯担当 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「目撃情報が入ったその日のうちに、保護者と地区へ知らせる」場面です。子ども向けの合言葉は、大人が言い換えずにそのまま渡すほうが伝わります。学校で習った言葉と同じだからです。大人側の行動は「声をかけない・様子を見る・特徴をメモする」の 3 つに絞ります。受け取った方が確かめに行って危ない目に遭うのが、この配信で一番避けたいことです。人物の断定を避け、通報は警察と学校に集めます。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)◯時ごろ目撃された日時
  • ◯◯付近目撃された場所
  • 防犯担当 ◯◯防犯担当者の氏名

【続報】不審者・不審車両 — 情報提供のお願い

約285字・スマホ1画面

【続報:不審者情報】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)にお知らせした ◯◯付近での目撃について、続報をお知らせします。 ◯◯警察署では、不審者情報を配信して注意喚起するとともに、行為者に関する情報の提供を呼び掛けています。 ・お子さまと「いかのおすし」(ついていかない/車にのらない/おおごえをだす/すぐにげる/おとなの人にしらせる)をもう一度確かめてください ・直接の声かけなどは無理をせず、注意して様子を見ましょう ・服装や車のナンバーなど、特徴をメモしておくことも大切です 些細なことでも、警察への通報と、学校へのご連絡をお願いします。 急を要するときは 110 番へ。 ◯◯町内会 防犯担当 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「第一報のあと、警察が情報提供を呼びかけている段階」です。この続報は新しい出来事を伝えるものではなく、第一報が過去のものになっていないことを伝えるためのものです。警察がしていることを 1 文で置くと、地区の側は自分が何を出せばよいかが分かります。大人の行動の 3 行は第一報と同じで、変えていません。このカテゴリには、この先の解除のカードを置きません。公的機関の解除の言い方に、警戒を続けてくださいという但し書きが付いていないためです。町内会の名前でそれを配ると、もう心配ないと伝えたことになります。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)第一報を出した日
  • ◯◯付近目撃された場所
  • ◯◯警察署管轄の警察署
  • 防犯担当 ◯◯防犯担当者の氏名

特殊詐欺 — 電話に出ない・話をしない

約200字・スマホ1画面

【特殊詐欺にご注意ください】◯◯町内会 ◯◯地区で、不審な電話の情報が寄せられています。 ・特殊詐欺の手口は日々巧妙になっています。何よりも「犯人と話をしない」ことが大切です ・警察官が、電話で捜査対象となっているなどと伝えることはありません。それは、詐欺です ・犯人からの電話に出ないための対策をお願いします 不審な電話があったら、警察相談専用窓口 #9110 へ。 被害にあわれた場合は 110 番へ。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「地区で不審な電話の情報が出たとき」です。手口を細かく説明すると、それ以外の手口に当たった方が「これは違う」と判断してしまいます。だから手口ではなく、どの手口にも効く 1 つのこと(話をしない)を先頭に置きます。2 行目は、公的機関をかたる電話への答えをあらかじめ渡しておくためのものです。相談と被害で連絡先を分けて書くと、被害前の方が 110 番をためらわずに済みます。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯◯地区情報が寄せられた地区名
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

特殊詐欺 — あわてて折り返さない

約210字・スマホ1画面

【あわてて折り返さないでください】◯◯町内会 お金や口座の話が出る電話への、共通の対処をお知らせします。 ・まずは、落ち着いて一旦電話を切り、家族や知人に相談してから折り返しましょう ・相手方から教示された番号には、決して折り返さないでください ご家族やご近所と、この 2 つを声に出して確かめておいてください。 判断に迷ったら、警察相談専用窓口 #9110 へ。 契約や支払いのご相談は、消費者ホットライン 188 へ。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「詐欺の注意喚起を、季節の回覧として定期的に出す」場面です。注-5 が「出ない・話さない」の入口なら、こちらは出てしまったあとの出口です。折り返しの番号を相手から教わる、という一点にしぼって書きます。ここさえ守られれば、手口が変わっても被害の手前で止まるからです。相談先を 2 つ書き分けるのは、警察に相談することではないと感じた方が、消費生活の窓口へ回れるようにするためです。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

行方をお探しの方の情報提供のお願い

約205字・スマホ1画面

【情報提供のお願い】◯◯町内会 ◯◯班の ◯◯さん(◯◯歳)が、◯月◯日(◯)◯時ごろから行方がわからなくなっています。ご家族の了承をいただき、情報の提供をお願いしています。 服装 ◯◯ 特徴 ◯◯ お見かけになった場合は、警察(110 番)へご通報ください。 心当たりのある方は、行方不明者届出を受理している ◯◯警察署(◯◯-◯◯◯◯)までご連絡ください。 見つかりましたら、この配信であらためてお知らせします。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「ご家族の了承を得たうえで、地区へ情報提供を呼びかける」場面です。この配信は個人情報を地区じゅうに広げるものなので、「ご家族の了承をいただき」を本文の最初のかたまりに置き、その確認を取るところまでを手順にします。見かけた方の行動は 110 番の 1 つに絞ります。最後の 1 行は、探している状態が終わったことを知らせる約束です。これが無いと、解決後も情報が地区の中を回り続けます。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯◯班お探しの方が属している班・地区
  • ◯◯さん(◯◯歳)お探しの方のお名前と年齢
  • ◯月◯日(◯)◯時ごろ行方がわからなくなった日時
  • 服装 ◯◯ / 特徴 ◯◯ご家族に確認した服装・特徴
  • ◯◯警察署(◯◯-◯◯◯◯)届出を受理している警察署と電話番号
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

【続報】行方をお探しの方 — 引き続き情報提供のお願い

約215字・スマホ1画面

【続報:情報提供のお願い】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)にお願いした ◯◯班の ◯◯さんについて、◯月◯日(◯)◯時現在、まだ見つかっていません。 ◯◯県警察では、行方不明者届が提出されている方々の情報をホームページで公開し、皆さんからの情報を求めています。 服装 ◯◯ 特徴 ◯◯ お見かけになった場合は、警察(110 番)へご通報ください。 心当たりのある方は、行方不明者届出を受理している ◯◯警察署(◯◯-◯◯◯◯)までご連絡ください。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「その日のうちに見つからず、日をまたいだとき」です。探している配信は、時間が経つほど地区の中で薄れます。だから続報では「まだ見つかっていません」を最初に置き、服装と特徴をもう一度出します。第一報を読み流した方が、続報だけで動けるようにするためです。県警がしていることを 1 文添えるのは、地区の情報の行き先を示すためで、町内会が捜索の主体になるためではありません。連絡先は第一報と同じ 2 つに保ちます。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)第一報を出した日(1 か所目)
  • ◯◯班お探しの方が属している班・地区
  • ◯◯さんお探しの方のお名前
  • ◯月◯日(◯)◯時現在続報を出す日時
  • ◯◯県警察都道府県警察の名称
  • 服装 ◯◯ / 特徴 ◯◯ご家族に確認した服装・特徴
  • ◯◯警察署(◯◯-◯◯◯◯)届出を受理している警察署と電話番号
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

【解除】行方をお探しの方 — 発見のお知らせとお礼

約155字・スマホ1画面

【発見のお知らせ】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)から行方がわからなくなっていた ◯◯班の ◯◯さんは、発見されました。 情報の提供にご協力いただき、ありがとうございました。 先にお送りした情報提供のお願いは、これで終わりといたします。 お手元に残っている場合は、転送をお控えくださいますようお願いします。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「見つかったと、ご家族から連絡をいただいたとき」です。この配信は個人情報を地区じゅうに広げたものを、こちらから閉じるためのものです。閉じないと、解決したあとも服装や特徴が地区の中を回り続けます。だから最後の 2 行で、お願いを終える宣言と、転送を止めるお願いを置きます。「発見されました」で止め、そのあとのご様子には触れません。自治体の発見の放送も、そこには触れない言い方で運用されています。このカテゴリの解除には、引き続き注意してくださいという但し書きを足していません。公的機関の発見の知らせが、お礼で完結する型だからです。無い呼びかけを足すのも、勝手に作ったことになります。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)行方がわからなくなった日
  • ◯◯班お探しの方が属している班・地区
  • ◯◯さんお探しの方のお名前
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

断水のお知らせ

約250字・スマホ1画面

【断水のお知らせ】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)◯時〜◯時、◯◯地区で断水となります。 ・必要な水は、あらかじめくみ置きしてください ・断水中でも水が出ることがあります。時間中は蛇口を閉めておいてください ・出始めの水は、空気を含んでいたり、にごっていることがあります。ご注意ください ・終了時間は、状況により変更となることがあります この工事に伴って、水道局や工事業者が浄水器等の販売や代金の請求を行うことはありません。不審な訪問は、支払や契約の前に ◯◯市水道局 お客さまセンター(◯◯-◯◯◯◯)へ。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「予定された断水を、前日までに回覧する」場面です。断水の案内で一番伝わっていないのは、断水中でも蛇口から水が出ることがある、という点です。ここを知らずに開けたままにすると、復旧時に水が出続けます。最後のかたまりは便乗の訪問販売への注意です。工事のお知らせと同じ配信に入れておくと、訪ねてこられた方がその場で思い出せます。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)◯時〜◯時断水の日時
  • ◯◯地区断水となる地区
  • ◯◯市水道局 お客さまセンター(◯◯-◯◯◯◯)水道局のお客さま窓口と電話番号
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

【続報】断水のお知らせ — 終了時間の変更

約220字・スマホ1画面

【続報:断水のお知らせ】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)◯時現在、◯◯地区の断水は続いています。 終了時間は ◯時ごろの見込みに変更となりました。 ・断水中でも水が出ることがあります。時間中は蛇口を閉めておいてください ・終了時間は、状況により変更となることがあります この工事に伴って、水道局や工事業者が浄水器等の販売や代金の請求を行うことはありません。不審な訪問は、支払や契約の前に ◯◯市水道局 お客さまセンター(◯◯-◯◯◯◯)へ。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「予定の時間になっても復旧せず、終了時間が動いたとき」です。断水の続報で待たれているのは、いつ出るのかの 1 点なので、それを 2 行目に置きます。蛇口の注意をもう一度出すのは、時間が延びるあいだに開けたままにしてしまう方が出るからです。便乗の訪問への注意も残します。断水が長引くほど、その訪問は増えます。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)◯時現在続報を出す日時
  • ◯◯地区断水している地区
  • ◯時ごろ変更後の終了時間の見込み
  • ◯◯市水道局 お客さまセンター(◯◯-◯◯◯◯)水道局のお客さま窓口と電話番号
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

【解除】断水の解除(通水)

約225字・スマホ1画面

【解除:断水のお知らせ】◯◯町内会 ◯◯市水道局から、◯◯地区において実施しておりました断水について、◯月◯日(◯)◯時をもって全域で解除した旨の発表がありました。 断水解除後しばらくの間、赤みがかった水が出る場合があります。その際は赤みがなくなるまで、散水や掃除などの用途でご使用いただき、水が透明に回復した後に飲用や洗濯などにご利用くださいますようお願いいたします。 ご不明な点は ◯◯市水道局 お客さまセンター(◯◯-◯◯◯◯)へ。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「通水したと、水道局から発表があったとき」です。水が出た、で配信を終えると、出始めの水をそのまま飲んだり洗濯に使ったりする方が出ます。だから水道局が解除と同じ場面で出している「解除後しばらくの間」の呼びかけを、1 文字も削らずにそのまま置きます。散水や掃除に使ってよい、透明に戻ったら飲用に、という順番まで含めて 1 つの案内で、途中で切ると何をしてよいのか分からなくなります。解除したのは水道局で、町内会ではありません。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯◯市水道局断水を解除した水道事業者
  • ◯◯地区断水していた地区
  • ◯月◯日(◯)◯時解除された日時
  • ◯◯市水道局 お客さまセンター(◯◯-◯◯◯◯)水道局のお客さま窓口と電話番号
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

不法投棄・空き地空き家の管理

約230字・スマホ1画面

【不法投棄にご注意ください】◯◯町内会 ◯◯付近で、ごみの不法投棄が続いています。 ・不法投棄は、5 年以下の拘禁刑または 1,000 万円以下の罰金、またはこれらの併科となります ・お持ちの空き地・空き家は、管理者名を表示し、定期的に土地の様子を確認して、雑草を刈るなどの管理をお願いします 不法投棄の通報・相談は、◯◯市 環境局(◯◯-◯◯◯◯)で受け付けています。 緊急を要するもの・悪質な場合は、当該地域を所轄する警察(生活安全課)へご連絡ください。 ◯◯町内会 環境担当 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「同じ場所への投棄が続いているとき」です。この配信の相手は 2 種類います。捨てる側と、土地を持っている側です。前半は捨てる側への抑止として罰則をそのまま置き、後半は土地を持っている側へ管理をお願いします。捨てられにくい土地にすることが、見張るより効くからです。通報先を 2 つに分けるのは、危ないと感じた場面で環境の窓口へ電話して待つことにならないようにするためです。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯◯付近不法投棄が続いている場所
  • ◯◯市 環境局(◯◯-◯◯◯◯)自治体の不法投棄の通報・相談窓口と電話番号
  • 環境担当 ◯◯環境担当者の氏名

火の用心のお願い

約140字・スマホ1画面

【火の用心のお願い】◯◯町内会 今年度の全国統一防火標語は「火の確認 いい日を支える いい習慣」です。 この機会に、火のまわりを見直しましょう。 ・集会所の厨房機器を清掃しましょう ・厨房ダクトを清掃しましょう ・LP ガスの取扱いに注意しましょう 火災を見つけたら 119 番へ。 ◯◯町内会 防災担当 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「火災予防運動の時期に、地区へ回覧する」場面です。防火の呼びかけは毎年出るぶん読み飛ばされます。だから消防庁が出しているその年の標語を先頭に置き、これは今年のものだと分かる形にします。挙げる 3 点は、町内会が自分たちで手を動かせるところ — 集会所の厨房まわりに絞りました。家庭ごとの火の元の点検は数が多く、並べるほど何もしない配信になります。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • 火の確認 いい日を支える いい習慣その年度の全国統一防火標語
  • 集会所町内会の共同施設の名称
  • 防災担当 ◯◯防災担当者の氏名

通学路の見守りへのご協力のお願い

約225字・スマホ1画面

【通学路の見守りへのご協力のお願い】◯◯町内会 新学期にあわせて、通学路の見守り活動を行います。 日時 ◯月◯日(◯)〜 平日 ◯時〜◯時 場所 ◯◯交差点ほか 活動の内容は、通学路において通行する車両の運転者に対する安全運転の呼びかけと、子どもの保護誘導です。ハンドプレート等を活用して注意を促し、児童が横断していることを他の通行車両に示します。 ご協力いただけるかを、この配信へのご返信でお知らせください。 1. 協力できます 2. 今回は難しいです ◯◯町内会 交通安全担当 ◯◯

使いどころ急を要するときは、お住まいの地域の窓口へ。
なぜこう書くか使いどころは「新学期や交通安全運動の時期に、見守りの人手を集める」場面です。この文例には通報先を書いていません。見守り活動は警察署長が委嘱する活動で、公的機関が「このことはここへ知らせる」と案内している先が無いためです。番号を町内会が補うと、それは町内会が決めた案内になります。人手を集める配信は、当日その場で何をするのかが分からないと手が挙がりません。だから活動の中身を、警察が示している内容のまま 2 文で書きます。選択肢は二択に絞り、「検討中」を置きません。そこに人が滞留して、事務局からは集まったのかどうかが見えなくなるからです。カイランマルでは、回答は自動で集計されます。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)〜 平日 ◯時〜◯時活動の期間と時間帯
  • ◯◯交差点ほか活動場所
  • 交通安全担当 ◯◯交通安全担当者の氏名

熱中症にご注意ください

約220字・スマホ1画面

【熱中症にご注意ください】◯◯町内会 暑い日が続いています。 ・高齢者、こども等は熱中症になりやすいので特に注意し、身近な方も見守り・声かけをしましょう ・屋内では、エアコン等を適切に使用し、涼しい環境で過ごしましょう ・こまめな休憩や水分補給・塩分補給をしましょう ・皆で、身近な場所での暑さ指数(WBGT)を確認し、涼しい環境以外では、運動等を中止しましょう ご近所で気になる方がいらしたら、この配信へのご返信でお知らせください。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

使いどころ急を要するときは、お住まいの地域の窓口へ。
なぜこう書くか使いどころは「暑さが続く時期に、地区へ声かけをお願いする」場面です。この文例には通報先を書いていません。熱中症は健康の話で、公的機関が「このことはここへ知らせる」と案内している先が無いためです。番号を町内会が補うと、それは町内会が決めた案内になります。熱中症の呼びかけは自分に向けて読まれがちですが、この配信で効かせたいのは「身近な方を見守る」のほうです。だから見守り・声かけを先頭に置きます。症状の見分け方には踏み込みません。町内会が診断の目安を配ると、迷った方が判断を遅らせてしまいます。気になる方がいたら事務局へ返信できる道を 1 本用意しておきます。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

イノシシ・サルの目撃情報

約250字・スマホ1画面

【イノシシ・サルの目撃情報】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)◯時ごろ、◯◯付近で目撃情報がありました。 ・危険ですので、近寄ったり、目を合わせたり、刺激したりしないでください ・慌てず、背中を見せないようにゆっくり後退して、その場をはなれましょう ・絶対にエサを与えないようにしてください。人がエサをくれることを覚えると、地域全体に被害を引き起こす原因となります 市街地で遭遇し、身の危険を感じたり緊急を要する場合は、迷わず 110 番へ。 そのほかのご連絡は ◯◯市 鳥獣対策担当(◯◯-◯◯◯◯)へ。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「市街地での目撃情報が入ったとき」です。逃げ方は自治体の呼びかけがそろっていて、背中を見せずにゆっくり下がる、の 1 つです。餌の話を 3 行目に置くのは、目撃の連絡だけで終わらせると翌年また同じ配信を出すことになるからです。良かれと思って与えた餌が居つく原因になる、という筋道を書いておくと、地区の中で止まります。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)◯時ごろ目撃された日時
  • ◯◯付近目撃された場所
  • ◯◯市 鳥獣対策担当(◯◯-◯◯◯◯)自治体の鳥獣被害の担当課と電話番号
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

ハチの巣にご注意ください

約195字・スマホ1画面

【ハチの巣にご注意ください】◯◯町内会 ◯◯付近で、スズメバチの巣が確認されました。 ・スズメバチは攻撃性が高く、大変危険です ・巣に刺激を与えてはいけません。近づいたり、石を投げたり、棒で突いたりすれば、ハチも防衛本能から人を刺します ・ご自身で処理することは非常に危険です 巣を見かけたら ◯◯市 環境担当課(◯◯-◯◯◯◯)へご相談ください。 身の危険を感じる緊急時は 110 番へ。 ◯◯町内会 環境担当 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「地区内で巣が見つかったとき」です。この配信で止めたいのは、良かれと思って自分で取り除こうとする行動です。だから「ご自身で処理することは非常に危険です」を独立した 1 行に置き、そのすぐ下に相談先を書きます。危ないと伝えるだけでは、行き場のない人が動いてしまいます。距離の目安は地域や時期で変わるため、この文例には書いていません。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯◯付近巣が確認された場所
  • ◯◯市 環境担当課(◯◯-◯◯◯◯)自治体のハチの相談窓口と電話番号
  • 環境担当 ◯◯環境担当者の氏名

光化学スモッグ注意報

約235字・スマホ1画面

【光化学スモッグ注意報が発令されました】◯◯町内会 ◯月◯日(◯)◯時、◯◯地域に光化学スモッグ注意報が発令されました。 ・屋外になるべく出ないようにしましょう。屋外運動はさしひかえるようにしましょう ・風向きを考えて、窓を閉める ・外出から戻った時や、涙が出たり、のどが痛いときは、目を洗ったり、うがいをする ・洗眼やうがいをしても症状が変わらないときや、息苦しさや、胸が苦しくなったときは、医師の診察を受けてください お問い合わせは ◯◯保健所(◯◯-◯◯◯◯)へ。 ◯◯町内会 会長 ◯◯

なぜこう書くか使いどころは「注意報が発令された日に、その日のうちに知らせる」場面です。注意報は出ている時間が限られるので、件名で「発令されました」と言い切り、通知欄だけで用件が終わるようにします。行動は屋外・屋内・戻ったあとの順で時間に沿って並べます。最後の 1 行は保健所の言い方をそのまま置き、町内会は症状の判断に踏み込みません。
差し替え箇所
  • ◯◯町内会自治会・町内会の名称
  • ◯月◯日(◯)◯時注意報が発令された日時
  • ◯◯地域発令された地域
  • ◯◯保健所(◯◯-◯◯◯◯)管轄の保健所と電話番号
  • 会長 ◯◯会長・代表者の氏名

PHRASES

短い定番フレーズ集

「会員の皆さまへの回覧は、ご家族のご意向をうかがってから行います。」
「ご葬儀の日程は、決まり次第あらためてお知らせします。」
「このお知らせは、ご本人の了承をいただいたうえでお送りしています。」
「出会ったら刺激せず、ゆっくり後ずさりして離れてください。」
「前兆現象に気づいた場合、周囲の方にも知らせ、直ちに安全な場所へ避難してください。」
「避難の判断は、◯◯市が出す避難情報に従ってください。」
「何よりも『犯人と話をしない』ことが大切です。」
「相手方から教示された番号には、決して折り返さないでください。」
「無理な通過は行わずに、安全な道路への迂回をお願いします。」
「ご自身で処理することは非常に危険です。」

TIPS

送るときのコツ 5 箇条

01

件名で用件を言い切る — 通知欄に出るのは冒頭だけです

02

呼びかけは公的機関の言い方をそのまま借りる — 町内会が独自の基準を足さない

03

連絡先は最後に 1 行 — 知らせる先があるものは、そこまで書くと読んだ方が動けます

04

1 配信 1 用件 — 慶弔のご連絡に、行事の案内を混ぜない

05

慶弔は、ご家族・ご本人の了承を確かめてから — 回覧はそのあとです

このページの災害の文例は、発災の前に現地の状況を分け合い、発災のときに避難を呼びかけ、解除のお知らせまでを届けるためのものです。地震や台風のあとに皆さまのご無事を確かめる配信は、『町内会の緊急連絡・安否確認 LINE 文例集』にまとめています。役員会や会費、資源回収や当番など、毎月めぐってくるふだんの連絡は、『町内会・自治会の定例連絡 LINE 文例集』にまとめています。

安否確認をはじめ、各種アンケートから集計作業までそろえたい場合は、団体向けの配信サービス『カイランマル』もご覧ください。