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出欠確認・行事のご案内 LINE 文例集
— コピーしてそのまま送れます

出欠を集める配信は「日時・場所・議題を先に、返事は二択、締切を書く」。

HOW TO USE

この文例集の使い方

  • コピーボタンでそのまま LINE に貼り付けられます。◯◯ の部分は、団体や会社の名称・日付・会場など、あてはまる内容に差し替えてください。
  • 文例は「総会・清掃活動・研修・締切前のリマインド・前日の確認・中止のお知らせ」の 6 つの場面に分かれています。そのときの状況に近いものをお選びください。
  • ボタンを付けて配信する場合は、番号の行を消して、「参加します」「欠席します」を選択肢のラベルに設定してください。グループ LINE への投稿では、番号のままご返信いただけます。

EXAMPLES

文例 6 本

総会の出欠確認

約130字・スマホ1画面

【総会のご案内】◯◯会 ◯月◯日（◯）◯時から、◯◯にて総会を開きます。 議題は、今年度の活動報告と来年度の予算についてです。 ご出欠を、この配信へのご返信でお知らせください。 1. 参加します 2. 欠席します お返事は ◯月◯日（◯）までにお願いします。 ◯◯会 会長 ◯◯

絵文字なし推奨

なぜこう書くか日時・場所・議題を先に 3 行で置くのは、出るか出ないかを決めるのに要るのがその 3 つだけだからです。議題を「今年度の活動報告と来年度の予算」まで書いておくと、「何を決める会なのか分からないから返事を保留する」という一番多い未回答が減ります。選択肢は二択に絞り、迷う余地を残しません。
差し替え箇所
  • ◯◯会 — 団体の名称
  • ◯月◯日（◯）◯時 — 開催の日時
  • ◯◯にて — 会場の名称
  • 会長 ◯◯ — 代表者の氏名

清掃・美化活動の参加確認

約150字・スマホ1画面

【◯月の清掃活動について】◯◯会 ◯月◯日（◯）◯時から、◯◯周辺の清掃を行います。 ・持ち物：軍手、飲みもの ・雨天の場合は中止し、前日◯時までにこの LINE でお知らせします ・お子さま連れでのご参加も歓迎です🙂 ご都合を、この配信へのご返信でお知らせください。 1. 参加します 2. 欠席します ◯◯会 美化担当 ◯◯

絵文字は 🙂 1 個だけ

なぜこう書くか雨天のときの判断と持ち物を先に書いておくと、当日の朝に「今日はやりますか」という問い合わせが集中しません。中止の連絡を「いつ・どこで出すか」まで書ききるのが要で、これが無いと結局は一人ずつお電話をいただくことになります。お子さま連れを歓迎する一行は、参加者の層をそのまま広げます。
差し替え箇所
  • ◯月の清掃活動 — 実施する月と活動の名称
  • ◯◯会 — 団体の名称
  • ◯月◯日（◯）◯時 — 実施の日時
  • ◯◯周辺 — 清掃する範囲
  • 前日◯時 — 中止を判断してお知らせする時刻
  • 美化担当 ◯◯ — 担当者の氏名

研修・説明会の出席確認（会社）

約130字・スマホ1画面

【◯◯研修のご案内】◯◯部 ◯月◯日（◯）◯時から◯時まで、◯◯にて◯◯研修を行います。 ご出席の可否を、この配信へのご返信でお知らせください。 1. 参加します 2. 欠席します 当日ご都合がつかない方には、後日 資料を共有します。 欠席のご連絡だけいただければ大丈夫です。 ◯◯部 ◯◯

絵文字なし推奨

なぜこう書くか社内の研修は業務の指示として書くこともできますが、命令の語気で送るほど「行けない理由」を言い出しにくくなり、当日の空席になって返ってきます。参加できない場合の代替（資料の共有）を先に示しておくと、欠席のご連絡が早く出そろい、会場と資料の準備がしやすくなります。
差し替え箇所
  • ◯◯研修 — 研修・説明会の名称
  • ◯◯部 — 主催する部署の名称
  • ◯月◯日（◯）◯時から◯時まで — 開催の日時
  • ◯◯にて — 会場の名称

締切前のリマインド

約140字・スマホ1画面

【お返事がまだの方へ】◯◯会 ◯月◯日（◯）の◯◯について、まだお返事をいただけていない方へお送りしています。 お手数ですが、下記のいずれかでご返信ください。 1. 参加します 2. 欠席します 締切は ◯月◯日（◯）です。 すでにお返事済みの場合は、行き違いですのでご容赦ください。 ◯◯会 ◯◯

絵文字なし推奨

なぜこう書くか催促は「まだの方へ」と宛先を絞るところから始めます。全員宛に送ると、すでにお答えくださった方まで責められた気持ちになるからです。「すでにお返事済みの場合は行き違いですので」の一文が、その角を落とします。カイランマルでは、未回答の方だけに催促を自動で送れます（団体ごとに既定は OFF。ON にするかどうか・間隔・回数は事務局がお決めになります）。
差し替え箇所
  • ◯◯会 — 団体の名称
  • ◯月◯日（◯）の◯◯ — 対象の行事の日付と名称
  • 締切は ◯月◯日（◯） — お返事の締切

開催前日の確認

約110字・スマホ1画面

【明日の◯◯について】◯◯会 明日 ◯月◯日（◯）◯時から、◯◯にて◯◯を行います。 ・集合場所：◯◯ ・持ち物：◯◯ ・雨天の場合は中止し、明日◯時までにこの LINE でお知らせします お気をつけてお越しください🙂 ◯◯会 ◯◯

絵文字は 🙂 1 個だけ

なぜこう書くか前日の確認に新しい情報を足さないのが鉄則です。ここで持ち物が増えたり集合場所が変わったりすると、案内を読み直す方が出て、当日の混乱がかえって増えます。書くのは「集合場所・持ち物・中止の連絡方法」の 3 つだけ。返事を求めないのもこの配信の役目のうちで、前日に集めた返信は運営の準備には間に合いません。
差し替え箇所
  • 明日の◯◯ — 行事の名称
  • ◯◯会 — 団体の名称
  • ◯月◯日（◯）◯時 — 開催の日時
  • 集合場所：◯◯ — 集合場所
  • 持ち物：◯◯ — 当日の持ち物
  • 明日◯時 — 中止を判断してお知らせする時刻

中止・延期のお知らせ

約120字・スマホ1画面

【◯◯は中止します】◯◯会 ◯月◯日（◯）に予定していた◯◯は、◯◯のため中止します。 振替は ◯月◯日（◯）を予定しています。詳しくは決まり次第、この LINE でお知らせします。 お返事は不要です。 ご準備いただいていた皆さま、申し訳ありません。 ◯◯会 ◯◯

絵文字なし推奨

なぜこう書くか中止のお知らせは、結論を件名と 1 行目の 2 か所に置きます。通知欄に出るのは冒頭だけなので、そこで「中止」と分かれば、開かないまま会場へ向かう方が出ません。理由は 1 文で足ります。振替は決まっている分だけ書き、決まっていないことは「決まり次第お知らせします」で止めておくほうが、あとから訂正の配信を出さずに済みます。
差し替え箇所
  • ◯◯は中止します — 中止する行事の名称
  • ◯◯会 — 団体の名称
  • ◯月◯日（◯）に予定していた — もとの開催日
  • ◯◯のため — 中止の理由
  • 振替は ◯月◯日（◯） — 振替の予定日

PHRASES

短い定番フレーズ集

「ご出欠を、この配信へのご返信でお知らせください。」
「お返事は ◯月◯日（◯）までにお願いします。」
「すでにお返事済みの場合は、行き違いですのでご容赦ください。」
「ご都合がつかない方には、後日 資料を共有します。」
「雨天の場合は中止し、前日◯時までにこの LINE でお知らせします。」
「持ち物は ◯◯ です。手ぶらでお越しいただいても大丈夫です。」
「お子さま連れでのご参加も歓迎です。」
「お返事は不要です。」
「詳しくは決まり次第、この LINE でお知らせします。」
「ご準備いただいていた皆さま、申し訳ありません。」

TIPS

送るときのコツ 5 箇条

01

日時・場所・議題を先に — 出るか出ないかを決めるのに要るのはこの 3 つです

02

選択肢は二択に絞る — 「検討中」を足すと、そこに人が滞留します

03

締切を必ず書く — 締切の無いお願いは、いちばん後回しにされます

04

前日の確認に新しい情報を足さない — 増やすほど当日の問い合わせが増えます

05

中止は結論から — 件名と 1 行目の 2 か所に「中止」を置きます

ここにある文例は、町内会・自治会でも、会社や管理組合でも、名称と日付を差し替えるだけでそのままお使いいただけます。返事を集めるという場面の骨格は、団体の種類が変わっても同じだからです。

出欠の回収から集計、未回答の方への催促までを LINE だけでそろえたい場合は、団体向けの配信サービス『カイランマル』もご覧ください。

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